1.申请单位准备国际会议预报材料，包括：《华体会体 国际会议计划预报表》及《华体会体 会议费预算表》，需由相关单位批准。

2.申请单位在教育部要求的截止日期前将纸质版材料交至国际合作与交流处。经教育部审核，预报获批后，方可准备会议的正式申请。

3.在会议拟对外公布日期前三个月进行正式申报。所需材料有：《华体会体 国际会议正式申报表》、《华体会体 会议费预算表》、与会人员名单、会议议程、防疫预案（如举办线下会议）、会议举办地省外办批复件（如在京外举办线下会议）。申报材料交至国际合作与交流处。

4.由国际合作与交流处在教育部国际会议申报平台上填写申报相关会议信息。教育部批复通过后方可举办国际会议。

5.会议结束两周内需提交会后总结报告，包括：将会议的学术综述（至少3000字）、《在华举办国际会议总结表》、重要照片3-5张（JPG格式）、论文集元数据（1份）、到会国内外代表名单。教育部审批通过后由国际合作与交流处归档管理。